Wyjazdy studentów 

Informujemy, że zasady udzielania zgody oraz rozliczania wyjazdów krajowych i zagranicznych studentów i doktorantów Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach reguluje Zarządzenie Rektora Uczelni nr 247/2018 z dnia 21 grudnia 2018 r. , przy uwzględnieniu odrębnych regulacji organizacji studenckich/doktoranckich.

Kto i w jakim celu może uzyskać zgodę na wyjazd

Zgodnie z treścią Zarządzenia zgodę na wyjazdy krajowe i zagraniczne, w imieniu Uniwersytetu, mogą otrzymywać studenci i doktoranci Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach w związku z:

  1. reprezentowaniem społeczności studentów/doktorantów Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach:
    1. w międzyuczelnianych i krajowych kolegialnych organach samorządowych,
    2. krajowych i międzynarodowych organach stowarzyszeń i organizacji studentów i doktorantów,
    3. przed organami administracji państwowej;
  2. udziałem w konferencjach, kongresach, zjazdach, zgrupowaniach i sympozjach naukowych, warsztatach naukowych;
  3. udziałem w konkursach naukowych;
  4. realizacją badań naukowych w ramach realizowanych projektów badawczych,
  5. uczestnictwem w zawodach sportowych,
  6. uczestnictwem w innych wydarzeniach mających na celu reprezentowanie Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach.

WAŻNE!

Udzielenie studentowi/doktorantowi zgody na wyjazd stanowi równocześnie usprawiedliwienie jego nieobecności na obowiązkowych zajęciach dydaktycznych.

Co należy zrobić żeby otrzymać zgodę na wyjazd

W celu otrzymania zgody na wyjazd, student/doktorant, zobowiązany jest do złożenia, w terminie co najmniej 21 dni przed planowanym wyjazdem wniosku o udzielenie zgody na wyjazd 

wniosek o udzielenie zgody na wyjazd - student
wniosek o udzielenie zgody na wyjazd - doktorant

Wniosek, należy złożyć w jednym egzemplarzu, we właściwym Dziekanacie lub odpowiednio w Studium Doktoranckim.

UWAGA! 

Niedotrzymanie ww. terminu może skutkować brakiem zgody na finansowanie przez Uczelnię kosztów wyjazdu.

Wnioskodawcy, których wnioski nie będą zawierały kompletnych danych, zobowiązani będą do ich uzupełnienia w określonym terminie.

Wyjazdy zagraniczne

Jednym ze środków transportu, właściwym do odbycia wyjazdu zagranicznego jest samolot. 

W przypadku wyjazdu doktorantów- rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dokonuje wyłącznie Uczelnia.

W przypadku wyjazdu studentów- rezerwacji i zakupu biletów lotniczych dokonuje SUM wyłącznie, gdy koszty przejazdu są w całości finansowane przez Uczelnię (to oznacza, że przy wyjazdach dofinansowywanych ze środków STN, student samodzielnie dokonuje zakupu biletu lotniczego).

UWAGA!

W ww. przypadkach student/doktorant do Wniosku o udzielenie zgody na wyjazd, dołącza wypełnione Zlecenie zakupu biletu lotniczego.

Finansowanie Wyjazdu

Decyzja w zakresie wysokości zwrotu kosztów wyjazdu studenta/doktoranta podejmowana jest przy uwzględnieniu opinii Kwestora oraz organizacji studenckich/doktoranckich, w ramach środków finansowych przeznaczonych na działalność tych organizacji.

Student/doktorant otrzyma informację o udzielonej zgodzie na wyjazd oraz wysokości przysługującego zwrotu kosztów wyjazdu, drogą elektroniczną na wskazany we wniosku adres poczty e-mail.

Student/Doktorant z tytułu wyjazdu może otrzymać, zgodnie z kosztorysem wyjazdu, całkowity lub częściowy zwrot kosztów:

  1. opłaty rejestracyjnej,
  2. przejazdów,
  3. dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
  4. noclegów,

Student/Doktorant, który otrzyma zgodę na dofinansowanie wyjazdu zobowiązany jest do rozliczenia kosztów wyjazdu, w terminie 14 dni, od daty zakończenia wyjazdu, określonego udzieloną zgodą.

Rozliczenia wyjazdu należy dokonać poprzez wypełnienie rozliczenia kosztów wyjazdu studenta / rozliczenia kosztów wyjazdu doktoranta i jego dostarczenie (wraz z załącznikami) do Działu ds. Studiów i Studentów w przypadku studentów lub do Sekcji Szkolenia Podyplomowego (w Dziale ds. Studiów i Studentów) w przypadku doktorantów.

WAŻNE!

Student/doktorant zobowiązany jest wraz z rozliczeniem kosztów wyjazdu przedstawić potwierdzenie uczestnictwa w wyjeździe (np. w formie pieczęci i podpisu organizatora w miejscu wskazanym w Rozliczeniu kosztów wyjazdu studenta/doktoranta lub w formie zaświadczenia, kopii certyfikatu uczestnictwa itp.)

Zwrot kosztów wyjazdu następuje na podstawie:

  1. biletów,
  2. faktur lub rachunków (wystawionych na Śląski Uniwersytet Medyczny w Katowicach, ul. Poniatowskiego 15, 40-055 Katowice, NIP: 634-000-53-01) potwierdzających poniesienie wydatków.

UWAGA!

W przypadku niemożności uzyskania ww. dokumentów należy złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

WAŻNE!

Niedokonanie rozliczenia w powyżej wskazanym terminie, może skutkować odmową zwrotu kosztów, w przypadku rozdysponowania ich na cele określone niniejszym zarządzeniem dla innych wnioskodawców.

W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku student/doktorant zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia o tym fakcie Działu ds. Studiów i Studentów, wraz z podaniem przyczyny odwołania wyjazdu. 

Ponadto w przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku z winy studenta/doktoranta, zobowiązany jest on do pokrycia wszelkich finansowych konsekwencji z tym związanych.

Powyżej przedstawiono najważniejsze informacje zawarte w Załączniku nr 1 do Zarządzenia nr 247/2018 z dnia 21.12.2018 r.”Zasady udzielania zgody oraz rozliczania wyjazdów krajowych i zagranicznych studentów i doktorantów Śląskiego Uniwersytetu Medycznego w Katowicach”, jednakże wszystkich studentów i doktorantów SUM prosimy o zapoznanie się z pełną treścią ww. dokumentu oraz innych dokumentów regulujących przedmiotowe wyjazdy (np. Regulaminu Dofinansowania Studenckiego Towarzystwa Naukowego SUM dot. Rozdziału Środków Przeznaczonych na Dofinansowanie Wyjazdów Naukowych Studentów

 

Dokumenty do pobrania:

wniosek o udzielenie zgody na wyjazd - student
wniosek o udzielenie zgody na wyjazd - doktorant
rozliczenie kosztów wyjazdu studenta
rozliczenie kosztów wyjazdu doktoranta
oświadczenie
wniosek o dokonanie krajowej opłaty zjazdowej studenta/doktoranta 
zlecenie zakupu biletu lotniczego